退職代行を利用する場合でも、会社から借りたパソコン・スマートフォン・制服・社員証・鍵などの貸与品は、原則として本人が返却します。多くの場合は、会社が指定した住所へ宅配便や書留など、配送状況を確認できる方法で送ります。
ただし、退職代行業者が返却を代行できるか、会社へ直接連絡してよいかは、依頼する業者の契約内容と会社の指示によって異なります。まず貸与品を一覧にし、返却方法・宛先・期限を確認してから発送しましょう。
退職代行を利用したときの貸与品の返却方法
基本的な方法は、貸与品をまとめて梱包し、会社が指定した宛先へ追跡できる配送方法で返却することです。退職代行業者に返却を任せられる場合はありますが、すべての業者が荷物の受け渡しまで対応するとは限りません。
- 会社から借りている物をすべて確認する
- 返却先の住所と返却期限を確認する
- 品目と数量を記録して梱包する
- 追跡番号が付く方法で発送する
- 配送記録と返却物の写真を保管する
最初に返却する物を一覧にする
返却漏れを防ぐため、貸与品を一つずつ書き出します。会社から受け取った物だけでなく、付属品や保管している書類も確認してください。
- ノートパソコン、タブレット、スマートフォン
- 充電器、電源ケーブル、マウス、周辺機器
- 社員証、入館証、名札、健康保険証など会社から預かった証類
- 会社の鍵、カードキー、セキュリティトークン
- 制服、作業着、ヘルメット、安全靴
- 社用車の鍵、ETCカード、駐車許可証
- 業務用の書類、資料、記録媒体
一覧には「品名・数量・状態・同梱した付属品」を記録しておくと、返却した物を説明しやすくなります。発送前に、品物を並べた状態と梱包後の状態を写真で残しておく方法もあります。
返却先と期限は退職代行業者を通じて確認する
退職代行を利用する場合、会社との連絡窓口を退職代行業者にすることがあります。その場合は、会社の担当部署、返却先の住所、担当者名、返却期限を業者に確認してもらいましょう。
会社から返却方法の指定がある場合は、自己判断で別の方法に変更しないことが大切です。たとえば、指定された営業所への持ち込み、会社宛ての郵送、担当者への手渡しなど、会社ごとに扱いが異なる可能性があります。
一方、退職代行業者が会社の物を受け取ってくれるかどうかは、業者ごとの対応範囲によります。依頼前または依頼時に、次の点を確認してください。
- 貸与品を業者が預かって会社へ返却するか
- 本人が会社へ発送する必要があるか
- 返却先や発送方法を業者から会社へ確認してもらえるか
- 返却に関する追加費用があるか
- 会社から返却状況の確認が来た場合に対応してもらえるか
郵送するなら追跡できる配送方法を選ぶ
貸与品を郵送する場合は、配送状況や配達完了を確認できる方法を選びます。一般的には、宅配便、レターパック、簡易書留などが候補になりますが、サイズや重量、補償の有無によって適した方法は変わります。
高価なパソコンや精密機器を送る場合は、破損しないように緩衝材を使い、配送中の破損に対する補償があるかも確認してください。現金書留以外の方法で現金を同梱するなど、配送会社の規定に反する方法は避けます。
発送後は、次の記録を保管します。
- 発送日
- 配送業者と配送方法
- お問い合わせ番号
- 送り先の住所と宛名
- 発送した物の一覧
- 配達完了が分かる画面や控え
会社が着払いを指定していない限り、送料の扱いも事前に確認してください。着払いで送る場合は、会社の了承を得ずに発送すると受け取りを拒否される可能性があるため、自己判断で指定しないほうが安全です。
パソコンやスマートフォンは勝手に初期化しない
会社のパソコンやスマートフォンに保存された業務データは、自己判断で削除・初期化・改変しないでください。会社の指示がないまま初期化すると、業務データや返却状況をめぐって問題になる可能性があります。
返却前に、パスワードや保存データの扱いを確認します。個人のアカウントが残っている場合でも、会社の端末内の業務データを削除することと、個人情報のログアウトは別の問題です。会社から具体的な指示がある場合は、その内容に従ってください。
私物のデータやアカウントが入っている場合は、返却前に退職代行業者または会社へ、どのように処理するか確認しておくと行き違いを防げます。
社員証・鍵・制服などは返却漏れに注意する
社員証や入館証、鍵、カードキーは、退職後に使用できない状態でも返却対象になることがあります。自宅、通勤用のバッグ、車の中、引き出しなども確認し、家族が預かっている物がないかも確認してください。
制服や作業着は、クリーニングが必要か、洗濯した状態で返すのか、会社の指示を確認します。クリーニング代や送料を誰が負担するかは会社の規定や個別の合意によって異なるため、記載がない場合に決めつけないようにします。
会社へ直接行きたくない場合は郵送できるか確認する
退職代行を利用する理由から、会社へ出向かずに返却したい人もいるでしょう。その場合は、会社に直接持参する代わりに郵送できるかを、退職代行業者を通じて確認します。
郵送が認められれば、会社へ行かずに返却できます。会社が手渡しを求めている場合でも、退職代行業者が会社と調整できることがあるため、自己判断で放置せず、希望する返却方法を業者に伝えてください。
会社から「本人が来て返却するように」と連絡があっても、退職代行を利用している事情がある場合は、すぐに直接対応するのではなく、まず退職代行業者へ共有します。ただし、弁護士ではない退職代行業者は、法律上の争いについて交渉できる範囲に制限があります。損害賠償や費用負担をめぐる争いがある場合は、弁護士への相談が必要になることがあります。
貸与品を紛失・破損した場合は隠さず伝える
貸与品を紛失した、壊した、付属品をなくしたという場合は、返却前に退職代行業者へ正確に伝えます。黙って別の物を送ったり、破損を隠したりすると、後から確認に時間がかかる可能性があります。
伝える内容は、次のとおりです。
- 紛失・破損した物の名称
- いつ、どのような状態になったか
- 現在も手元にあるか
- 付属品やデータの有無
- 会社へ伝えた内容と会社からの回答
弁償額や給与からの控除について会社と意見が合わない場合は、退職代行業者だけで判断せず、契約書や就業規則を確認し、必要に応じて労働問題を扱う弁護士などへ相談します。貸与品を返さないままにすることは、問題を解決する方法にはなりません。
会社が受け取らない場合も発送記録を残す
会社が受け取りを拒否した、宛先が分からない、指定された住所に送れないという場合は、発送記録や返送記録を保管します。受け取られなかったからといって、貸与品を処分したり、手元に放置したりせず、退職代行業者へ状況を伝えて次の対応を確認してください。
返却に関する連絡は、電話だけでなく、メールやメッセージなど記録が残る形でも確認すると、後から内容を振り返れます。会社からの指示、発送日、配達状況を時系列で保存しておくと、返却済みであることを説明しやすくなります。
退職代行利用時の貸与品返却チェックリスト
発送する前に、次の項目を確認すると返却漏れを防げます。
- 貸与品を自宅や車内、バッグの中まで確認した
- 品名と数量を一覧にした
- 返却先の住所と宛名を確認した
- 返却期限と配送方法を確認した
- パソコンやスマートフォンを勝手に初期化していない
- 破損や紛失を隠さず伝えた
- 梱包前と発送後の記録を残した
- お問い合わせ番号と配達完了記録を保管した
退職代行を利用する場合の貸与品は、返却物を整理し、会社の指定を確認し、追跡できる方法で返すのが基本です。業者が返却を代行できるかは契約によって異なるため、依頼時に対応範囲を確認し、返却後も発送控えや配達記録を保管しておきましょう。
