退職代行を利用して退職した後も、会社から必要な書類が届くことがあります。主な書類は、源泉徴収票、離職票、健康保険資格喪失証明書、退職証明書です。
ただし、すべての書類が自動的に届くわけではありません。離職票の希望の有無、失業給付を受けるか、転職先が決まっているかなどによって、必要な書類と受け取り方が変わります。
退職後に会社から届く主な書類
| 書類 | 主な用途 | 届く条件・時期の目安 |
|---|---|---|
| 源泉徴収票 | 転職先での年末調整、確定申告 | 退職後に会社から交付される |
| 離職票 | ハローワークで失業給付の手続きをする | 希望した場合など。会社が手続きをした後に届く |
| 健康保険資格喪失証明書 | 国民健康保険への加入など | 健康保険の資格を失ったことを確認するために使う |
| 退職証明書 | 退職したことや在職期間などの証明 | 本人が請求した場合に会社が交付する |
| 雇用保険被保険者証 | 転職先で雇用保険の手続きをする | 会社が保管していた場合は返却を受ける |
会社の手続き状況や加入していた制度によって、書類の種類や届く時期は異なります。届かない場合でも、書類の種類によっては自分から会社へ請求する必要があります。
源泉徴収票は転職や確定申告に使う
源泉徴収票には、退職した年に会社から支払われた給与や、源泉徴収された所得税などが記載されます。年内に転職する場合は、通常、転職先で前職分を含めた年末調整を行うため、転職先へ提出します。
年内に転職しない場合や、転職先で年末調整を受けられない場合は、確定申告で使うことがあります。源泉徴収票が届かないときは、まず会社に交付を依頼してください。
源泉徴収票は、退職後すぐに届くとは限りません。届く時期は会社の給与計算や発送の手続きによって異なるため、退職後しばらく経っても届かない場合は、退職代行業者を通じて会社へ確認するか、会社の担当部署へ問い合わせます。
離職票は失業給付の手続きに必要
離職票は、雇用保険の基本手当、いわゆる失業給付の手続きをするときに使う書類です。退職後にすぐ転職する予定がなく、失業給付を申請する場合は、離職票が必要になる可能性があります。
離職票は、会社がハローワークで手続きをした後に交付されます。会社から本人へ送られる場合のほか、手続きの状況によってはハローワークを通じて受け取ることもあります。
離職票が必要な人は、退職代行を依頼するときに「離職票の発行を希望する」と伝えておくと、会社への連絡事項に含めてもらえます。ただし、離職理由の記載内容や発行手続きまで退職代行業者が決めることはできません。
会社から離職票が届かず、失業給付の手続きに支障が出ている場合は、住所地を管轄するハローワークへ相談してください。会社への確認方法や、必要な手続きを案内してもらえます。
健康保険資格喪失証明書は保険の切り替えに使う
退職すると、原則として退職日の翌日に会社の健康保険の資格を失います。退職後に国民健康保険へ加入する場合、自治体から健康保険資格喪失証明書の提出を求められることがあります。
会社の健康保険を任意継続する場合や、家族の健康保険の被扶養者になる場合も、資格を失った日を確認する書類が必要になることがあります。どの書類が必要かは、加入先の健康保険や自治体に確認してください。
健康保険資格喪失証明書が自動的に送られるとは限らないため、必要な場合は会社へ発行を依頼します。退職代行を利用した場合は、退職代行業者を通じて依頼できることもありますが、業者の対応範囲によって異なります。
退職証明書は請求すれば会社から発行される
退職証明書は、退職した事実や在職期間、業務の種類などを証明する書類です。転職先や家族の健康保険、行政手続きなどで提出を求められた場合に使います。
退職証明書は、退職後に必ず会社から送られてくる書類ではありません。必要な場合は、記載してほしい事項を明確にして会社へ請求します。
- 退職した年月日
- 在職していた期間
- 担当していた業務
- 会社での地位や役職
- 退職理由
退職証明書には、本人が請求していない事項を会社が記載することはできません。たとえば、退職理由を記載してほしくない場合は、その項目を除いて請求できます。
雇用保険被保険者証は転職先で必要になることがある
雇用保険被保険者証は、雇用保険の被保険者番号を確認するための書類です。転職先で雇用保険に加入するときに、提出を求められることがあります。
雇用保険被保険者証を会社が保管していた場合は、退職後に返却を受けます。手元にある場合や、転職先が被保険者番号を別の方法で確認できる場合は、提出方法が異なることもあります。
書類が見当たらないときは、転職先の担当者に必要な手続きを確認してください。紛失している場合は、ハローワークで再交付の手続きを相談できます。
退職代行を利用した場合の書類の受け取り方
退職代行を利用しても、退職後の書類を受け取る権利がなくなるわけではありません。会社が書類を郵送する場合は、退職時に伝えた住所へ送られることが一般的です。
書類の受け取り方法は、次の点を確認しておくと安心です。
- 退職代行業者に、必要な書類の種類を伝える。
- 会社に登録されている住所が現在の住所か確認する。
- 退職後に転居する場合は、郵便物の転送手続きを行う。
- 書類が届く時期の目安を退職代行業者または会社に確認する。
- 届かない場合は、書類の発行元へ直接確認する。
会社と直接連絡を取りたくない場合でも、退職代行業者が退職後の書類に関する連絡まで対応できるとは限りません。特に、弁護士ではない退職代行業者は、未払い賃金の請求や退職理由をめぐる交渉などを代理できる範囲に制限があります。
書類が届かないときは種類ごとに対応する
まず、必要な書類と提出先を整理してください。転職先が決まっている人は源泉徴収票や雇用保険被保険者証、失業給付を申請する人は離職票、国民健康保険へ加入する人は健康保険資格喪失証明書を優先して確認します。
会社へ連絡するときは、電話だけでなく、書面やメールで次の内容を記録に残すと確認しやすくなります。
- 氏名と在職時の所属
- 退職日
- 必要な書類の名前
- 送付先の住所
- 書類を使用する手続きと提出期限
- 回答や発送を希望する日
離職票についてはハローワーク、健康保険の切り替えについては自治体や加入予定の健康保険、源泉徴収票については税務署など、書類に応じた窓口へ相談します。届かないことを理由に、書類が発行されないと決めつけず、まず発行状況と必要な手続きを確認してください。
退職後の書類で確認するポイント
退職代行を利用した後に会社から届く書類は、すべて同じではありません。転職するなら源泉徴収票と雇用保険関係の書類、失業給付を申請するなら離職票、国民健康保険へ切り替えるなら健康保険資格喪失証明書を確認します。
必要な書類が自動で届くとは限らないため、退職代行を依頼するときに希望を伝え、届かなければ書類の発行元へ確認することが大切です。
