在宅勤務で退職代行を利用する場合も、会社から借りているパソコンやスマートフォン、社員証などの返却は必要です。退職代行業者が代わりに返却するのではなく、通常は会社に返却方法を確認し、自分で梱包して発送します。
返却物の種類や返却期限、送料の負担者は会社ごとに異なるため、退職代行を申し込む前後に、手元にある物を整理して確認しましょう。
在宅勤務で返却が必要になりやすい物
まず、会社から貸与された物と、会社の情報が入っている物を一覧にします。自宅に持ち帰っている物だけでなく、外出先や私物の中に保管している物も確認してください。
- ノートパソコン、タブレット、スマートフォン
- ACアダプター、マウス、キーボード、モニターなどの周辺機器
- 社員証、入館証、セキュリティカード、鍵
- 社用車の鍵、ETCカード、法人用クレジットカード
- 書類、契約書、名刺、顧客情報が記録された媒体
- 会社から支給された制服、備品、工具など
在宅勤務用に自宅へ送られた備品は、退職日まで使うことを認められていても、退職後に返却が必要になることがあります。自分で購入した物や、会社から譲渡された物は扱いが異なるため、迷う物は自己判断で処分しないでください。
退職代行を使う場合の返却手順
返却は、次の順番で進めると行き違いを減らせます。退職代行業者を通す場合は、会社への連絡方法を業者の案内に合わせてください。
- 返却物をすべて洗い出す。会社から借りた物を、パソコン本体と付属品、社員証や鍵、書類などに分けて一覧にします。写真を撮り、電源ケーブルなどの付属品がそろっているかも確認します。
- 返却先と方法を確認する。会社の本社、所属部署、指定された倉庫など、送付先を確認します。元の勤務先へ持参するのか、宅配便で送るのか、会社指定の業者を使うのかも確認してください。
- 返却期限と送料の扱いを確認する。退職日までに必着なのか、退職日から何日以内の発送でよいのかを確認します。送料を自分が負担するのか、着払いが認められるのかも、発送前に確認が必要です。
- データを勝手に削除せず、端末を梱包する。会社のデータや業務用アカウントを、自分の判断で消去・初期化しないでください。会社から指示がある場合は、その手順と期限を確認してから対応します。
- 追跡できる方法で発送する。配送伝票の控えや追跡番号を保管し、発送日と返却物の一覧を記録します。高価な端末や重要書類の場合は、補償のある配送方法を選ぶと確認しやすくなります。
- 到着を確認する。追跡情報で配達済みになったことを確認し、会社から受領連絡がなければ、退職代行業者または会社の指定窓口へ確認します。
会社への連絡や返却方法を退職代行に任せられるか
退職代行業者は、退職の意思や返却方法に関する連絡を取り次ぐことはできます。ただし、業者が端末を梱包して回収したり、返却物の紛失責任を引き受けたりするとは限りません。
依頼前に、次の点を業者へ確認しておくと安心です。
- 会社へ返却方法や送付先を確認してもらえるか
- 会社との連絡をどの範囲まで取り次ぐか
- 返却物に関する会社からの連絡を受けてもらえるか
- 送料や梱包資材の費用を誰が負担するか
- 未返却や破損について、どこまで対応できるか
弁護士ではない退職代行業者は、会社との間で返却費用や損害賠償などの条件を交渉できる範囲に制限があります。返却物の破損や高額な請求などで争いになっている場合は、退職代行業者だけで解決できるとは限りません。
パソコンやスマートフォンのデータは勝手に消さない
在宅勤務で使っていた端末には、会社のファイル、メール、顧客情報、業務システムの認証情報などが残っている可能性があります。返却前に自分で初期化したり、業務データを削除したりすると、会社の確認や業務の引き継ぎに影響するおそれがあります。
一方で、私物の写真や個人アカウントなどが端末に残っている場合もあります。会社のデータと私物が混在しているときは、削除やログアウトの方法を会社または退職代行業者に確認してください。会社のデータを私物の端末やクラウドへコピーして持ち続けることも避けましょう。
端末の返却後に会社側で初期化する予定なのか、返却前に指定の操作が必要なのかは、会社の指示がなければ判断できません。
返却期限に間に合わないときの対応
病気やけが、会社から送付先の連絡がないことなどで返却できない場合は、黙って保管せず、返却が遅れる理由と発送できる予定日を伝えます。退職代行を利用しているなら、会社への連絡を業者に取り次いでもらいます。
会社と連絡が取れない場合でも、返却物を処分したり、無断で放置したりしないでください。送付先が分からない場合は、元の会社住所へ送る前に、退職代行業者などを通じて正しい宛先を確認します。
返却時にトラブルを防ぐ記録
返却したことを後から確認できるように、次の記録を残しておきます。
- 返却物の名称と数量
- 梱包前の端末や備品の状態が分かる写真
- 発送日、配送会社、追跡番号
- 会社や退職代行業者と確認した返却期限・送付先
- 会社から受領連絡があった日時
会社から「不足している」「壊れている」と連絡が来た場合は、感情的に対応せず、返却物の一覧や配送記録と照らし合わせます。費用の支払いや損害賠償を求められ、内容に納得できない場合は、退職代行業者だけでなく弁護士などへの相談が必要になることがあります。
在宅勤務の返却物で最初にすること
最初に、自宅にある会社の貸与品を一覧にし、端末本体・付属品・社員証や鍵・書類に分けて写真を撮ってください。そのうえで、退職代行業者を通じて返却先、方法、期限、送料、データ削除の指示を確認し、合意した方法で追跡可能な形で返却します。
会社の指示がない状態で、端末の初期化やデータ削除、備品の処分をするのは避けましょう。
