退職代行を利用しても、会社から借りている物や健康保険に関する書類などは、自分で返却する必要があります。返却方法は、退職代行業者を通じて会社の指示を確認し、指定がなければ追跡できる方法で郵送するのが基本です。会社に直接行きたくない場合も、退職代行に返却方法の確認を依頼できます。
退職代行を利用したときに返却する主な物
返却対象は、会社から貸与された物と、退職時に会社へ返す必要がある書類です。主な物は次のとおりです。
- 社員証、入館証、名札
- 会社の鍵、セキュリティカード
- パソコン、スマートフォン、タブレット
- 制服、作業着、ヘルメットなどの備品
- 営業車、自転車、ETCカード、給油カード
- 業務用のUSBメモリ、書類、契約書、顧客情報
- 健康保険の資格確認書など、会社を通じて交付された保険関係の書類
- その他、会社から借りている備品
健康保険証を使っていた場合は、退職日以降は使用できません。手元にある健康保険の資格確認書などについては、会社の指示に従って返却してください。マイナンバーカードを健康保険証として利用している場合でも、会社から貸与された物や別の書類がないか確認します。
返却物は退職代行業者に渡すのではなく、会社へ返す
退職代行業者は、本人に代わって会社へ連絡できますが、通常は会社の備品を保管して返却するサービスではありません。返却物は、会社が指定した宛先へ自分で送ることが基本です。
退職代行を申し込むとき、または会社への連絡前に、次の点を確認しておくと返却手続きが進めやすくなります。
- 返却物の一覧
- 返却先の住所や担当部署
- 持参、郵送、宅配便などの返却方法
- 返却期限
- 送料を誰が負担するか
- パソコンやスマートフォンの初期化が必要か
会社から返却方法の指示がまだない場合は、退職代行業者に「返却物の送付先と返却期限を会社へ確認してほしい」と伝えます。指示を受けずに会社へ持参したり、私物と一緒に送ったりすると、受け取りや確認に時間がかかることがあります。
返却物を郵送するときの手順
会社へ行かずに返却する場合は、次の順番で進めます。
- 返却物を一覧にする。社員証、鍵、パソコン、書類などを確認し、写真を撮っておきます。
- 会社の送付先と期限を確認する。退職代行を通じて、担当部署名や送付方法も確認します。
- 壊れないように梱包する。パソコンやスマートフォンは緩衝材を使い、鍵やカードも紛失しないようにまとめます。
- 追跡できる方法で発送する。宅配便や書留など、発送記録と配達状況を確認できる方法が適しています。
- 発送記録を保管する。送り状、追跡番号、発送日、梱包前の写真を保管します。
- 配達完了を確認する。追跡サービスで配達状況を確認し、必要に応じて退職代行へ報告します。
返却後に「届いていない」「不足している」と言われた場合に備え、何をいつ、どの宛先へ送ったか分かる状態にしておくことが大切です。
会社のパソコンやスマートフォンを返却するときの注意点
会社の端末に保存された業務データは、自己判断で削除したり、初期化したりしないでください。会社の指示がない状態でデータを消すと、必要な業務記録まで失われたと問題になる可能性があります。
一方で、個人のアカウントがログインしたままの場合は、会社の情報を残したままにしない対応が必要です。初期化やアカウントの削除を行う前に、退職代行を通じて「端末の初期化やログアウトをしてよいか」を会社へ確認してください。
返却前には、私物の写真や個人ファイルが端末に残っていないかも確認します。ただし、会社の業務データを自分の端末へコピーしたり、持ち出したりしてはいけません。
会社に置いてある私物は返却物と分けて扱う
会社の物を返却することと、会社に置いてある私物を受け取ることは別の手続きです。私物を回収したい場合は、退職代行を通じて、会社に梱包・発送を依頼できるか確認します。
私物の内容を具体的に伝え、不要な物まで処分されないようにします。会社へ取りに行く場合は、退職代行を利用した意味が薄れるため、郵送や代理人による受け取りが可能かを先に確認するとよいでしょう。
返却しないままにするとどうなる？
会社の物を返却しないままにすると、会社から返却を求める連絡が来たり、貸与品の紛失や未返却について確認されたりする可能性があります。特に、鍵、入館証、顧客情報、パソコンなどは、情報管理や安全管理に関わるため、早めに返却してください。
「退職代行を使ったので返却しなくてよい」「会社と連絡を取らなくてよいので返却義務もない」とは限りません。会社との連絡を避けたい場合でも、返却に関するやり取りは退職代行を窓口にして進めます。
返却物が見つからない、壊れている場合の対応
返却物を紛失した場合や、通常の使用によるものか判断しにくい傷・故障がある場合は、隠さず退職代行へ伝えて会社の指示を確認してください。自分で修理したり、代替品を購入したりする前に、会社が指定する対応を聞く必要があります。
返却できない物があるときは、次の内容を整理して伝えると確認が進みます。
- 返却できない物の名称
- 最後に使用した時期
- 紛失や故障に気づいた状況
- 手元にある関連書類や付属品
- 会社へ確認したい対応方法
退職代行に伝える返却物のチェックリスト
退職代行へ依頼する前に、次の項目を確認しておくと、返却漏れを防ぎやすくなります。
- 社員証や入館証を持っている
- 会社の鍵やセキュリティカードを持っている
- パソコン、スマートフォン、周辺機器を持っている
- 制服や作業着を持っている
- 会社の書類や顧客情報が手元にある
- 健康保険の資格確認書などを持っている
- 会社に私物を置いている
- 返却できない物や壊れている物がある
返却物がある場合は、退職代行へ「何を、どこへ、いつまでに、どの方法で返却するかを会社に確認してほしい」と具体的に依頼しましょう。返却後は発送記録と配達完了の記録を保管しておけば、返却した事実を説明しやすくなります。
